経営

やさしく学ぶマネジメント 〜利益向上のヒント満載〜

経営には,マネジメントの仕組みと見合う力量の人的資源が必要です。
経営者は,情報を活かすセンスとリーダーの情熱が必要です。
これらが,仕事の質改善につながり財務の良化をもたらすのです。
筆者の体験した何気ない日常の出来事を事例に,マネジメントのコツをお伝えします。

全て表示する >

[やさしく学ぶマネジメント 第125号] 業務プロセスツールとしてISOを有効活用しよう

2018/01/04

●○●━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
○●
● やさしく学ぶマネジメント 〜 利益向上のヒント満載 〜

 ( ^o^)y 業務プロセスツールとしてISOを有効活用しよう


───────────────────── 2018年1月4日 [第125号] ─

 [本日の読者様] 331名(mag2:269/melma:62)
 [ホームページ] http://futuremaps.jp

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━●○●

 [目次]

 ・業務プロセスツールとしてISOを有効活用しよう
 ・ISO 9001:2015移行審査の着眼点(文書化した情報)
 ・エクセルのVBA(マクロ)初めの一歩を学びませんか(お知らせ)
  VBAが使えれば仕事時間の効率化が図れます

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

大日向礼子です。

新年あけましておめでとうございます。
本年もどうぞよろしくお願いいたします。

いつもメルマガをお読みくださりありがとうございます。

皆さまの組織のISO 9001:2015の移行状況はいかがでしょうか?
移行期限は2018年9月14日までです。

前回のメルマガでは,ISO 9001:2015移行審査について,
審査員が観るポイントについて何回かに分けてお話しするとし,前回は
「8.3 製品及びサービスの設計・開発」から事例をお話しました。

今回は,「7.5 文書化した情報」に着目してみましょう。


━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■ 知ったかぶりネタ教えます 〜ご隠居さんのちょいといい話〜
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

●業務プロセスツールとしてISOを有効活用しよう

ISO 9001:2008の時は,ISOの運用が形骸化していると訴える事務局の人たちも
多くいらしたように思います。
2015年版では,形骸化の防止のために,組織の日常の業務にISOの要求事項を
組み込むことにより,通常の業務を行うことで,マネジメントシステム
(QMS,EMSなど)の運用が一体的に行えるようになりました。
すなわち,マネジメントシステムと業務の一体化を要求しているのです。

これは,ISO 9001を行っても,業務の質(品質)も製品・サービスの質も良く
ならない,手順が増えて煩わしい,二重管理になっている,ISOのための仕事が
あるなど本末転倒な状態を解消するために2015年版で明確になった事項ですが,
そもそも,ISOで要求されなくても,業務との一体化をすることがマネージャー
であり,トップであり,組織の経営の姿なのですが,ISO教(宗教)のように,
使う側が使われていて,そのことにも気が付かない洗脳事態になっていたの
です。

業務との一体化をするためには,やはりトップのリーダーシップが必要です。
トップが蚊帳の外で,本質的な活動が出来るはずはありません。

リーダーシップは,単に指導者ではなく,指導力,引っ張っていく力が必要です。
ですから,トップマネジメントは,お飾りで鎮座するのではなく本気を出して,
「業務プロセスツールとしてISOを有効活用しよう」という気持ちがないと
部下はついてきませんし,組織もまとまりません。

2015年版では,QMSの有効性に対して,トップマネジメントが最終責任を追って
いることが明示されなければなりません。
明示といっても何か文書を書いておけばいいということではなく,自分の言葉で
自分の考えとして,QMSの有効性に対して,組織をどうリードしていくのか語れ
なければなりません。

この点については,事業との一体化をしているマネジメントシステムであれば,
ISOだとかQMS,EMSだとか考えずに,事業のこと,経営のことを語れば,それが
イコールとなっているので,特別意識はする必要はありません。

それが,マネジメントシステムと業務の一体化ということです。


━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■ ISOマイスターへの道 〜QMS熟練職人になってマネジメント改善!〜
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

●ISO 9001:2015移行審査の着眼点(文書化した情報)

箇条の細かい解説は,私の講習会などに譲り,このコーナーは,審査の場で,
審査員は2015年版のどこを確認しているかを解説します。

今回は,「7.5 文書化した情報」です。

この箇条では,以下の2種類の対応が求めてられています。
文書化した情報の維持(文書の管理)
文書化した情報の保持(記録の管理)

2008年版にあったような,「文書管理」,「記録の管理」という言葉はなく
なりましたが,意図しているところは同じなので,従来からの運用を特に変更
することはないでしょう。

規格を読むと,品質マニュアルは要求事項ではなくなっていますが,ほとんど
の組織ではやはり,トップとなる規定がある場合がほとんどです。要求から
なくなったからと,廃止にしてしまうことはありません。
とある審査機関の顧客のデータでは,98%は品質マニュアルがあるという状況
です。
品質マニュアルを保有している場合には,利用方法,改訂方法を確認します。

品質マニュアルという固まった文書がなくても,自分たちの品質マネジメント
システムにて,全ての要求事項が網羅され運用されている姿(実態)があれば
問題はありません。

皆さんが忘れがちな管理として,電子媒体の管理があります。
文書化した情報は,昨今,電子媒体での管理が多くなってきたことから,
「意図しない改変から保護すること」が追加されました。
紙文書でも必要な要求ですが,電子媒体では,データの上書きなど改変が
おこなえるという性質上,組織としてどう管理するか良く考えてください。
特に,間違って上書きしてしまうことを防ぐことを考えてください。

情報セキュリティの3要素 “機密性,完全性,可用性” についてどのような
管理を行っているかについて審査で確認します。
この点については,ISMSに詳しくない審査員では,全く触れることなくスルー
の場合もありますが,昨今では,紙媒体で管理している文書や記録は減少して
いるので,このような観点で管理が出来ているか,内部監査などで確認する
ことも大切でしょう。

文書化した情報は,ノウハウ伝承,教訓の展開,組織の知識の形式知化する
のに大変有効です。
文書化した情報を,業務プロセスの場面で参照し,常に利用できる状態として
おき,これを要求事項として求められる ”文書化した情報” として使うこと
により,事業プロセスと品質マネジメントシステムの統合が実質的に実現
します。

最後に,2008年版からの変化はないのですが,出来ていない場合が多い個所
では,外部から入手した文書化した情報の管理方法が第三者に説明できる状態
になっていないことによる指摘なども目につく点です。

以上の通り,大きく変更はありませんが,組織として,文書化した情報は
何なのかをまず明確にして,それらはどのように管理するのがベストなのか
考えてください。
組織で一律にせよとは言っていません。その情報に適した管理で良いのです。


━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■ エクセルのVBA(マクロ)初めの一歩を学びませんか(お知らせ)
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

●VBAが使えれば仕事時間の効率化が図れます

Excel(エクセル)のVBA(Visual Basic for Application)の基本をマスター
するコースです。

江東区文化センター
東京都江東区東陽4-11-3
(東京メトロ東西線「東陽町」駅 1番出口より徒歩5分)
https://www.kcf.or.jp/koto/access/

参加費:2,000円/各回
お申込み:https://goo.gl/forms/GSBisNuQteUcLDXK2

詳細は以下のURLを参照してください。
http://futuremaps.jp/seminar/index.html

VBA,マクロという言葉を聞いたことはあるが,そもそも何を指示している
のか分からない,使うと便利そうだが初めから勉強するのは大変そう,
プログラムの解説本を読んだけれど挫折した,そんな声を耳にします。

そんな皆様に向けて,フューチャーマップスでは,
初めの一歩の基礎の「キ」からExcelのVBAを学ぶ場を『VBA基礎の「キ」』を
開催いたします。
3回コースでご受講していただきますとVBAでExcelの基本的な集計ができる
ようになり,お仕事がグッと効率化されること間違いなしです。

ご興味がおありになる皆様は,金曜日の1時間半,自己のスキルアップの
時間にあててみませんか?ご参加をお待ちしております。

第1回から第3回の(1)から(6)までを通じて,
VBA入門者として必要なスキルを身に付けることができるように設定しました。
このセミナーは,実際にプログラム作成を体験するコースとなっております。
URLに掲載の「PCスペック」を参考にしてパソコンをご持参くださいますよう
お願い申し上げます。

パソコンをご持参できない方も,分かるように工夫されていますので,
ご自宅または貴社にお戻りになられた際に,テキストを参考に実践できる
ように順序を追ってまとめてあります。

第1回:2018年1月19日(金)19:00〜20:30
 (1) マクロとは何か,VBAとは何か
 (2) VBAからセルを操作する
ExcelにはVBAと呼ばれるプログラミング機能が備わっています。
これを使える環境に設定し,マクロ付きExcelを保存するまでの手順を習得
します。
VBAの基礎となる,セルに値を入力したり書式を設定するなどのセルの操作
を学びます。
VBAは難しいと思われている方も,一歩踏み出せば意外にハードルは低く,
VBAの無限の可能性を手に入れることができます。

第2回:2018年2月2日(金)19:00〜20:30
 (3) セルをコピーする
 (4) プログラミングの基本「条件分岐」と「繰り返し」
Excelの編集作業で最も多い操作の一つが,セルのコピーです。
VBAにはセルをコピーする方法がいくつか用意されています。
それぞれに定番ともいえる手法があり,その使い方と特徴を学びます。
また,プログラミングの基本である「条件分岐」と「繰り返し」を習得
します。これによって,簡潔で応用性のある柔軟な処理ができるように
なります。

第3回:2018年2月16日(金)19:00〜20:30
 (5) 複数のワークシートやブックを扱う
 (6) ブックを次々と開いて操作する
VBAの醍醐味の一つは,複数のワークシートやブックを扱って処理を行うこと
です。これによって,手操作で作業する場合に比べ,何十倍も高速な処理が
行えます。
第3回では,最終形として,第1回目から学んだ手法を駆使し,フォルダーに
存在する複数のブックの特定シートの特定範囲のデータを一つのブックに
まとめる処理を学びます。

皆さまお誘いあわせの上,金曜日の少しの時間を自己啓発,業務効率化の
ヒントの時間にあててみませんか?


━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■ 編集後記
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

新年がはじまりました。
皆さまの所信表明はなんでしょうか?

昨年の私は,体重を3kgほど減量したいと思い,手帳の最初に記しました。
紙に書くと実現すると思いましたが,誰にも見せない紙(自分の手帳)に
書いても,実現しないことが分かりました。
当たり前か!
そして,なんてことでしょう。昨年の目標減量体重より逆に3kg増えて
いました。(計測は,1月2日です)
あ〜あ,なんて残念な状態,基礎代謝の衰えは悲しいです。

でも,でも,美味しいものをたくさん食べられることは,幸せで,
何気ない毎日が良いということに気が付きつつあります。

年齢を重ねると,見えなかったことが見えたりして,同じものを見て,
同じことを聞いて,同じ本を読んで,繰り返しても新たな発見があり
楽しい日々です。

おあとがよろしいようで。


━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■ クリックアンケートにご協力下さい
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

今回のメルマガは「仕事の質」改善にお役に立てましたでしょうか?
ご意見がございましたらご記入下さい(アドレス記入で返信差し上げます)

http://clap.mag2.com/lavaidriap


━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■ やさしく学ぶマネジメント 〜利益向上のヒント満載〜
───────────────────────────────────

[編集・発行]フューチャーマップス http://futuremaps.jp
[ facebook ]http://facebook.com/futuremaps.chiba
[発行責任者]大日向礼子(仕事の質改善コンサルタント)
[お問合せなど]info@futuremaps.jp
[ご登録・解除]http://futuremaps.jp/melmaga.html
[メルマガ広告]http://futuremaps.jp/advertisement.html

───────────────────────────────────
* 本メールマガジンの無断転載は禁止します。ご利用の際はご連絡下さい。
 転送はご自由です。その際は内容を変えずにこのままお願いします。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
          Copyright (C) 2003 Future MaPS

規約に同意してこのメルマガに登録/解除する

メルマガ情報

創刊日:2003-10-08  
最終発行日:  
発行周期:月1〜3回  
Score!: - 点   

コメント一覧コメントを書く

この記事にコメントを書く

上の画像で表示されている文字を半角英数で入力してください。

※コメントの内容はこのページに公開されます。発行者さんだけが閲覧できるものではありません。 コメントの投稿時は投稿者規約への同意が必要です。

  • コメントはありません。