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仕事のムダを無くそう:VBAで業務効率UP

【現役コンサルタントによる簡単業務改善】
未曾有の大不況の中生き残る為には、ますます効率的に業務をこなさなければなりません。
VBAを使って仕事のムダ/ミスを無くし、業務効率を挙げる方法を事例を交えて紹介します。
ご自分の、または所属する組織の業務効率を上げ、不況を乗り切りましょう。

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【VBAで業務効率UP】第0回 VBAを使うには

2009/09/09

■目次
 □ご挨拶
 □VBAで何が出来るのか
 □VBAを使う準備
 □アンケート
 □次回予告


■ご挨拶
はじめまして、
TeamNo2新田です。

今回から皆様に
【仕事のムダを無くそう:VBAで業務効率UP】をお届けいたします。

タイトルにもありますように、
このメルマガはVBAを使った業務効率のアップ術を
皆様にお伝えしていきます。

今回は第0回として、
 ・VBAで何が出来るのか
 ・VBAを使うまでに必要な準備
についてお伝えします。


■VBAで何が出来るのか
VBAとは、『Visual Basic for Applications』の略で、
Microsoft Officeなどのソフト上で動くプログラム言語の事であり、
いわゆる、『マクロ』と呼ばれるものです。

プログラム言語というと、難しく考えてしまいますが、
VBAは各ソフトウエァの操作に特化している分、
言語の記述方法も比較的シンプルで、
プロのプログラマーでなくとも扱うことが出来ます。
『現場で』『簡単に』プログラムを作れる事がVBAの良さと言えます。


では、VBAは一体どんな事ができるのでしょう。
一言で言うなら、それは「作業の自動化」です。

通常、キーボードやマウスを使って行っている作業を、
VBAにより、コンピュータに自動でやらせることが出来るのです。
この事を、今後『マクロ化』と呼びます。


では、マクロ化する事のメリットは何でしょう。
それは、
 ・繰り返し作業を無くす
 ・作業ミスを無くす
この二点です。

・繰り返し作業を無くす
   例えば、
    『毎週月曜日に10枚のエクセルファイルから情報を集計する』
   という仕事があるとします。

   手作業でやる場合、もちろん10枚すべてのエクセルファイルを見て、
   そこから情報を集計用のエクセルファイルに転記する事になります。
   (しかも、毎週!!)

   これを『マクロ化』したらどうなるか。
   「エクセルファイルの決められた位置から情報を抜き出す」
   というプログラムを組んでやるだけ。
   これを、対象を変えて10ファイル分繰り返せば、
   作業は完了です。
   もちろん、10ファイル分繰り返すところまでプログラム化して、
   ボタン一つで集計を終わらせる事だってできます。
   一度作ってしまえば、
   来週からはボタン一つで作業を終わらせる事が出来るのです。

   マクロ化するためにプログラムを書く必要はありますが、
   仮に、手作業に毎週15分かかっていたとします。
   マクロ化に1時間かかるとしても、
   手作業4回分の時間で、今後面倒な手作業からは一切開放されるのです。
   (逆に手作業にかかる時間が1分、
    またはマクロ化にかかる時間が100時間であれば、
    マクロ化する意味は薄いと言えます。)

・作業ミスを無くす
   これも上でも書いた
    『毎週月曜日に10枚のエクセルファイルから情報を集計する』
   という仕事に関して考えてみましょう。

   手作業でやる場合、どうしてもミスが発生します。
   10枚もファイルがあれば、ファイルを間違えたり、
   抜き出す情報を間違えたりしてしまいます。
   これは注意力ややる気の有る無しとは関係ありません。
   ミスは起きるのです。

   違いは、ミスのチェックに時間をかけているか、
   ミスの修正に時間をかけているかだけです。
   まだ、チェックしてミスを見つけられたり、
   後から修正が聞くものであれば良いですが、
   扱うデータによっては、取り返しが付かない事にもなりかねません。

   『マクロ化』した場合はというと、
   人間と違いコンピュータは単純ミスをしません。
   100万回繰り返せと言われたら、間違えなく100万回繰り返してくれます。
   最初のプログラミングを間違えない限り、
   ミスは起こらないのです。

あなた自身、あるいはあなたの周囲の忙しそうな方に聞いてみてください。

 繰り返し作業や作業ミスによって忙しくなっていませんか?
 仕事を自動化すれば楽になりませんか?
 自動化してもっと別の所に力を使いませんか?


■VBAを使う準備
ここからは、VBAを使う前に必要な準備についてお話します。
対象はエクセルVBAとします。
理由は一つ。マクロ化に最も適しているからです。

1.セキュリティの設定
   エクセルを立ち上げ、
   メニューバー(ファイル(F) 編集(E)・・・と並んでいるヤツです)から
   ツールを選択してください。
   マクロというメニューがあるので、
   この中から、セキュリティという項目を選んでください。

   セキュリティのダイアログが立ち上がりますので、
   セキュリティレベルのタブを選んで下さい。
   セキュリティレベルが高・中・低と並んでいると思います。

   中に説明が載っていますが、
   簡単に言うと
    高:普通のマクロは使えません。
    中:すべてのマクロを使えますが、使うときに確認します。
    低:すべてのマクロが使えます。使うときに確認はしません。
   ということです。

   『高』は実用的ではなく、『低』はウィルス感染など危険があるので、
   『中』に設定してください。
   すでに中になっている方はそのままでダイアログを閉じてください。


2.VBAを書く
   セキュリティの設定と同じように、
   「メニューバー/ツール/マクロ」まで進んでください。
   その中の「Visual Basic Editor」をクリックしてください。
   VBAエディタが立ち上がります。

   VBAエディタのメニューバーの「挿入」、
   または画面左にある「VBAProject」の右クリックメニューの「挿入」から
   「標準モジュール」を選択してください。

   「標準モジュール」以外に
   「ユーザーフォーム」「クラスモジュール」がありますが、
   初心者の方は「標準モジュール」の作業から覚える方が理解が早いと思います。


3.マクロの記録
   実際にマクロを書く作業は次回から説明していきますが、
   一つ、簡単にマクロを作れる方法をお教えします。
   これまでと同様に、
   「メニューバー/ツール/マクロ」まで進んでください。
   その中に、「新しいマクロの記録」というコマンドがあります。
   これを押し、立ち上がるダイアログでOKを押してください。
   その後、エクセル上で好きな作業をし、
   同じように「メニューバー/ツール/マクロ」の中の「記録終了」を押してください。
   そうすると、今エクセル上でやっていただいた作業がマクロとして記録されます。

   VBAエディタを見てもらうと、新しく標準モジュールが作られ、
   中に何か書かれていると思います。
   これが今、今の作業を記録したマクロです。
   これを実行すると、記録したものと同様の作業が自動で実行されます。


4.マクロの実行
   作成/記録したマクロは実行することで効力を発揮します。
   実行方法は
    ・エクセルの「メニューバー/ツール/マクロ」のマクロをクリックし
      立ち上がるマクロダイアログ上で実行したいマクロを選択し、
      「実行」ボタンをクリック
    ・VBAエディタ上で
      「メニューバー/実行/Sub ユーザーフォームの実行」をクリック
    ・VBAエディタ上で、実行したいマクロを選んでいる状態で、
       F5キーを押す
   など、いくつかの方法がありますので、
   状況に応じ、便利な方法で実行してください。


■アンケート
「仕事のムダを無くそう:VBAで業務効率UP」第0回目いかがだったでしょうか。
このメルマガを良いものにしていくため、
また、読者の皆様の業務効率を上げるため、
アンケートに答えていただければ幸いです。

以下の文をコピーしてメール本文へ貼り付け、
TeamNo2@live.jpまでお送りください。

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1.メルマガの内容はどうでしたか?
  以下の中から当てはまるものを選んでください。
  回答:( )

 a.内容がむずかしい  b.内容が簡単すぎる   c.文章が読みにくい
 d.実務的な内容を増やして欲しい  e.マクロの基礎的な内容の説明が欲しい
 f.その他(              )

2.今後、このメルマガで取り上げて欲しいテーマがあれば教えてください。
 (         )

3.マクロに関して悩んでいる事があれば教えてください。
 回答:( )

 a.どの作業をマクロ化すればよいかわからない
 b.どんなマクロを作ればよいかわからない
 c.作りたいマクロを実現する為のコードがわからない

4.作業をマクロ化したいソフトを教えてください。
 回答:( )

 a.Microsoft Excel  b.Microsoft PowerPoint  c.Microsoft Word
 d.Microsoft Access  e.秀丸エディタ  f.CATIA V5
 g.その他(       )

5.「仕事のムダを無くそう:VBAで業務効率UP」への感想を教えてください。
(                                   )

6.あなたの性別・年齢・ご職業を教えてください。(書けるものだけで結構です)
 ・性別(  )
 ・年齢(  )
 ・職業(  )
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■次回予告(09/09/16)
   次回からは、本日の「VBAで何が出来るのか」の中で例として挙げた、
   『毎週月曜日に10枚のエクセルファイルから情報を集計する』の
   マクロ化の説明をしていきます。

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メルマガ情報

創刊日:2009-09-08  
最終発行日:  
発行周期:週刊  
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