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マネジャーのための改善マガジン

なぜ、あなたの部署や組織は、良くならないのか?しあわせ中間管理職の方々は、知らず知らずに「上手くいく方法」を取っています。コンサルタントとして、経験した改善事項を用語集として「分かりやすく」お伝えします。

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創刊日:2008-11-21  
最終発行日:2008-11-21  
発行周期:週間  
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「会議が多いわりには何も実行されません」なぜ?

2008/11/21

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        しあわせマネジャーのための改善用語集 Vol.1
         『会議力プロセスを逆にする』
 
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■〔1〕会議力
 
■〔2〕編集後記


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■〔1〕会議力
 
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こんにちは、田中です。

私は、いつも中小規模病院や介護施設に対し、業務改善コンサルティ
ングをしています。メルマガでは、医療・介護業界に限らず、あらゆ
る業種で共通する問題に対し、その解決方法を提案していきたいと思
います。



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▼ 会議力▼ 
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「ウチの病院では、会議が多いわりには何も実行されません。」


よく会議で、その議論が、難航する・座礁することは、多くあります。
そして、その「決まらない会議を永遠と繰り返すのでしょうか」

その一番の要因としては、「会議力」のなさです。

会議とは「会」して「議」する「場」です。
つまり、何のために会議が必要のなのをその
目的・目標に応じて使い分ける必要があります。

病院でよくみられる会議は、得てして
■ とりあえず、集まっている
■ なんで、自分がメンバーなのか分からない
■ 何が決まったのか分からない
■ 決めたことが実行できない

そんな感じになっています。
私は、病院勤務時代から、幾度となくこのような会議に出席し、
『ムダな時間』をすごしてきました。
おそらく、多くの方も経験していることでしょう。

 ”なぜ、1分で決めらることを1時間も話し合うのか?”

それは、会議中や会議にいたるプロセスに大きな問題があります。

【通常会議では・・・】
▼会議の日程が示され、各部署1名と何となく集められる

▼会議が、5分遅れぐらいでスタートする

▼そこで、初めて議題が出される

▼提案者の提案に「あ〜だ、こ〜だ」議論される

▼そのうち、時間切れになる

▼「では、次回の検討課題に」と持ち越される

▼会議終わりのエレベーターで「あれはないよね」

▼次回の議題に上らず、お蔵入りする

こんな会議が実際に行われているのは、事実です。
では、これらを解決するために、どのようにすれば良いのでしょうか?

私は、この流れをまったく逆にし、
▼会議の目的、議題をあらかじめ提示する

▼必要メンバーは、コアメンバーで絞っておく
 (改善マインドの高い7名まで)

▼会議までに自分たちの意見をまとめておく
 (必要なら、部署でもまとめておく)

▼会議は、まず、全員にその意見を1分で話してもらう

▼それらをまとめ、「合意形成」に持っていく

▼合意形成後は、チェック時期を決める

▼実行

▼チェック

当然、プロセスを変えるだけで、すべて変わるわけではありませんが、
しかし、「話し合い」という「目に見えない」ものだからこそ、
プロセスをしっかりとしなければいけません。

今一度、自分の「会議プロセス」を見直してはどうでしょうか?


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改善用語 『会議プロセスを逆にする』

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■〔2〕編集後記

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こんにちは。メディックプランニングの田中です。


今後も、病院管理職の方をはじめ、多くの中間管理職の方に情報発信
していきたいと思いますので、よろしくお願いします。


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【発行責任者】医療プランニング
      コンサルタント 田中 
 mail:ryuuzi43@gmail.com
        
 
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