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IT会計事務所への道

会計事務所がIT化を通じ、顧問先の中小企業のIT化へのポータルサイトとして機能するためのノウハウやコラムなどを週刊で配信。

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【IT会計事務所への道 】 - 電子メール

2004/07/02

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IT会計事務所への道 http://kaikei.inst.jp/
7/1発行 Vol.1 電子メール
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機能するためのノウハウやコラムなどを配信いたします。

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●電子メール
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物を立体的に描こうとする時、「光と影」は色や形を表現するよりも重要視される。
例えば、正面から卵に強烈な光を当てたとしよう。恐らく卵の影はつぶれ、球体で
あるにも関わらず、立体感のない楕円の輪郭のみが見えることになるだろう。

ところが、斜め上方から光を当てると、卵は滑らかな陰影を生じてくる。その陰影
により、我々は卵が白い球体であるのがわかるのである。

陰影をつけると物に奥行きができ、その姿は捉えられやすくなる。言いかえれば、
影を描かなければ物は正しく表現できないのだ。陰影の濃淡をつけることで、
IT化も全体がより明確な姿になるのである。

IT化の対象は、?社員の意識、?会社の仕組み、?業務の流れ、?情報システム
の4面に集約される。しかし、「IT化の目標は情報システムにあり。」と企業の多
くは安易に考えてしまっている。コンピュータシステムの構築がIT化の唯一の目
的に導かれてしまうのだ。最近電子メールを活用する税理士事務所が増えてきた。
IT化の定番メニューにされるだけあって、その導入効果は大きなものがある。
しかし税理士事務所は本当にメールをITツールとして役立てているのだろうか。

仮に、A税理士事務所が所員全員にメールアカウントを与えたとしよう。すると、
すぐにメールは活発に利用されるようになる。「関与先との連絡がスピードアップ
した」などと、所員は喜ぶ声を上げるかもしれない。

ところが、大方の場合、一ケ月もしないうちに、メールは仕事以外の目的で使われる
ようになってしまう。事務所のメールは徐々にプライベートメール化していく。関
与先との通信はほんの少しで、もっぱら友人や所員同士のメールが多くなるのであ
る。ヘタをすれば、掲示板や投資サイトに常駐する者も出てくるかもしれない。
その結果、仕事のかなりの部分がメールチェックに費やされるようになってしまう
このように、利便性だけを追求したメールは、使えないITになるのだ。「情報シ
ステム」面だけに光を当てたIT化は見事に逆効果を生みだしてしまうのである。
「社員の意識」、「会社の仕組み」という側面に光を当てると、メールの導入方法
はまた違ったものになる。例えば、メールを全員に与えず、2〜3人のグループに
1つのメールアカウントを出す方法がその1つだ。

「社員の意識」の面では、相互に監視することや、送受信に責任を持つ効果が期待
できる。「会社の仕組み」の面からは、情報の共有と顧客との連鎖の意識が高めら
れるはずである。

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発行元:ITインストラクト会計人会 http://kaikei.inst.jp/
発行担当:神田祐治
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創刊日:2004-07-02  
最終発行日:  
発行周期:週刊  
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